И это всё о нем: заявление. Форма написания заявления: правильное оформление документа При написании заявления на административный отпуск
1. Реквизит "Адресат" заявления включает сокращенное наименование федерального органа исполнительной власти, осуществляющего государственную услугу по предоставлению заинтересованным лицам сведений об объектах капитального строительства (в именительном падеже). Если предоставление сведений об объектах капитального строительства осуществляет территориальное подразделение указанного федерального органа исполнительной власти, то в реквизите "Адресат" дополнительно указывается его наименование в именительном падеже.
2. В реквизите "Заявитель" указываются все лица, заинтересованные в получении сведений об объектах капитального строительства. Реквизит "Заявитель" включается в текст заявления.
3. Наименование вида документа состоит из слов "ЗАЯВЛЕНИЕ О ПРЕДОСТАВЛЕНИИ СВЕДЕНИЙ ОБ ОБЪЕКТАХ КАПИТАЛЬНОГО СТРОИТЕЛЬСТВА".
4. Текст составляется от имени всех лиц, заинтересованных в получении сведений об объектах капитального строительства.
5. Заинтересованные лица заполняют заявление ручным (чернилами или пастой синего или черного цвета) или машинописным способом. В случае, если заявление заполнено машинописным способом, заявитель дополнительно в нижней части заявления разборчиво от руки (чернилами или пастой синего или черного цвета) указывает свою фамилию, имя и отчество (полностью).
Связный текст заявления должен содержать просьбу выдать сведения об объектах капитального строительства в виде плана объекта недвижимости и (или) выписки из реестра. Формулировки связного текста должны быть логичны, максимально кратки и исключать возможность двоякого понимания содержания текста.
Для получения сведений об определенном объекте капитального строительства в заявлении указываются наименование объекта капитального строительства и его местоположение (адресный ориентир).
6. В анкете заявителя, оформляемой в виде таблицы, последовательно располагаются пронумерованные по порядку и идентифицированные по заявителям записи, содержащие сведения о:
Заявителе;
Реквизитах документа, подтверждающих право на получение сведений, отнесенных к категории ограниченного доступа;
Контактном телефоне заявителя;
Способе получения документов (лично или почтой);
Адресе для доставки почтой.
Если заинтересованными лицами в получении сведений об объектах капитального строительства является группа лиц, в реквизите "Заявитель" допускается указывать одного заявителя.
Реквизит "Заявитель" (графа "Заявитель" анкеты заявителя) включает:
Фамилию, имя, отчество (для физических лиц); полное наименование (для юридических лиц).
Для физических лиц: реквизиты документа, удостоверяющего личность (наименование, кем и когда выдан, серия и номер документа) и ИНН (при наличии); для юридических лиц: реквизиты документа о регистрации юридического лица (наименование, дата выдачи, номер документа, дата внесения записи в ЕГРЮЛ, номер записи в ЕГРЮЛ), ИНН и код ОКПО.
Адрес постоянного места жительства или преимущественного пребывания (область, город, улица, дом, корпус, квартира, в случае временной регистрации указать также и ее полный адрес) для физического лица или юридический и фактический адрес для юридического лица.
В случае подачи заявления доверенным лицом заявителя производится запись "по доверенности" и указываются сведения о доверенном лице, такие же, как и о заявителе. В случае подачи заявления полномочным представителем юридического лица производится запись "в соответствии с полномочиями" и указывается должность полномочного представителя. Дальнейшее заполнение соответствует отражению сведений о доверенном лице. В заявлении указывается документ, подтверждающий полномочия доверенного лица (наименование, номер и дата). В качестве документа, подтверждающего полномочия доверенного лица, допускается представлять доверенность на получение сведений об объектах капитального строительства, оформленную в простой письменной форме;
Наименование, дату и номер документа, подтверждающего право на получение сведений, отнесенных к категории ограниченного доступа;
Подпись заявителя.
В текст заявления включается адрес для доставки документов почтой (контактный). Отказ заявителя в указании контактного адреса должен быть отражен в тексте заявления.
Кроме этого, в тексте заявления должны быть указаны контактный телефон и способ получения документов: почтой (по контактному адресу) или лично (в федеральном органе исполнительной власти, осуществляющем предоставление сведений об объекте капитального строительства).
Отметка о поступлении документа в организацию является служебным реквизитом и состоит из следующих простых реквизитов:
Слова "ЗАРЕГИСТРИРОВАНО";
Даты регистрации.
Регистрационный номер формируется из порядкового номера Книги учета выданных документов и номера записи о принятых документах. В качестве разделителя составных частей регистрационного номера применяется знак "-" (тире): 14/02-682.
1. Государственный гербВ соответствии с Положением о Государственном гербе, утвержденном Указом Президента Российской Федерации от 30 ноября 1993 г. № 2050, Государственный герб изображается на бланках:
· Президента Российской Федерации;
· палат Федерального Собрания;
· Правительства Российской Федерации;
· Конституционного Суда Российской Федерации;
· Верховного Суда Российской Федерации;
· Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации;
· центральных органов федеральной исполнительной власти (министерств, ведомств);
· федеральных судов;
· Прокуратуры Российской Федерации;
· Центрального банка Российской Федерации;
· Уполномоченного по правам человека;
· Счетной палаты;
· дипломатических представительств, консульских учреждений и иных официальных представительств Российской Федерации за границей.
2.Герб субъекта Российской Федерации
Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами органов власти субъектов Российской Федерации. Как правило, герб субъекта Российской Федерации изображается на бланках представительных и исполнительных органов власти и управления республик, краев, областей, автономных образований и городов федерального подчинения - Москвы и Санкт-Петербурга, а также на бланках организаций, находящихся в их подчинении. То же касается и изображения на~5ланках гербов муниципальных образований (городов, сельских поселений).
3. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)
Эмблема предприятия - это символическое графическое изображение. В качестве эмблемы, как правило, используется товарный знак. Изображение эмблемы облегчает поиск документа, но заменять наименование предприятия или учреждения эмблемой не допускается. Эмблему размещают на левом поле документа на уровне названия организации или верхнем поле документа. Эмблема должна быть зарегистрирована в установленном порядке - не допускается изображать на бланке документа эмблемы, товарные знаки (знаки обслуживания), не зарегистрированные официально. Эмблема не воспроизводится также при изображении на бланке документа герба.
4. Код организации
Согласно Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) код имеют все зарегистрированные организации. Он может быть проставлен на бланках документов при их изготовлении и является своеобразным подтверждением правомочности организации - автора документа.
5. Код формы документа
Согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД), класс 0200000, код формы проставляется в случае., если соответствующая разновидность документа включена в классификатор. Этот реквизит печатается при составлении конкретного вида документа и включается в состав справочных сведений об организации в бланках писем, в остальных случаях проставляется рядом с наименованием вида документа.
6. Наименование организации
Реквизит называет автора документа, которым может быть организация, структурное подразделение, должностное или физическое лицо. Этот реквизит предполагает также указание вышестоящей организации, если она имеется. В бланках структурных подразделений
наименование подразделения указывают под наименованием организации. Если организация имеет вышестоящую организацию, то ее наименование обозначается над наименованием организации. Все наименования даются в именительном падеже:
Министерство образования Российской Федерации Государственный университет управления Институт информационных систем управления
В бланках организаций двойного подчинения (федеральному органу исполнительной власти и местному органу власти) указывается
только наименование местного органа власти.
Наименование организации, указанное в бланке, должно точно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах (уставе или положении об организации).
Если организация имеет официально закрепленное сокращенное наименование, оно приводится под полным наименованием в скобках: Всероссийский научно-исследовательский институт сельскохозяйственного машиностроения (БНИИ сельхозмаш)
7. Справочные данные об организации
Реквизит присутствует только в бланках писем и включает в себя индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адреса, номера телефона, факса, адрес электронной почты. В составе этого реквизита могут указываться банковские реквизиты, государственный регистрационный номер организации, номера лицензий.
8. Наименование вида документа
Данный реквизит является одним из важнейших, поскольку позволяет судить о назначении документа, определяет состав реквизитов и структуру текста. Наименование вида документа проставляется на всех документах, за исключением писем, и печатается прописными буквами под реквизитом «Наименование организации»: ПРИКАЗ, РАСПОРЯЖЕНИЕ, АКТ и т. п.
9. Дата документа
Дата - один из основных реквизитов, обеспечивающих юридическую силу документа. Датой документа может быть дата его.подписания, утверждения или дата события, зафиксированного в документе. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является дата проставления последней подписи.
Даты в документе оформляются цифровым способом в следующей последовательности: день месяца, месяц, год: 22.08.2000. Допускается оформление даты словесно-цифровым способом: 15 апреля 2000 г., а также цифровым способом, но в обратной последовательности: 2000.07.05.
Кроме даты документа, датируются также все служебные отметки на документе (резолюции, визы, отметка об исполнении документа и др.).
10. Регистрационный номер документа.
Регистрационный номер - это цифровое или буквенно-цифровое обозначение, под которым документ введен в информационно-поисковую систему. Для внутренних документов (например, распоряжений, актов, протоколов) это, как правило, порядковый номер в пределах календарного года.
По усмотрению организации порядковый номер документа может дополняться дополнительной информацией о корреспонденте, исполнителях, тематике, буквенными индексами и др.
На документах, составленных совместно несколькими организациями, регистрационные номера авторов проставляют через косую черту в порядке очередности авторов на документе.
11. Ссылка на регистрационный номер и дату документа
Этот реквизит проставляется только на ответных письмах. Дата и регистрационный номер переносятся из инициативного письма. Оформляется реквизит следующим способом:
Ссылка на регистрационный номер и дату входит в состав реквизитов бланка и размещается под датой и номером документа.
12. Место составления или издания документа
Реквизит используется только в общих бланках и бланках конкретных видов документа (кроме письма). При оформлении этого реквизита учитывается административно-территориальное деление страны. Например:
Ивановка Мытищинского района Московской области.
Место составления или издания документа может не указываться, если название территории входит в наименование организации:
Воронежский государственный университет.
Сокращение «г.» при названии города не ставится при обозначении «Москва», а также при названиях городов, оканчивающихся на «град» и «бург».
13. Гриф ограничения доступа к документу
Реквизит проставляется на документах, содержащих сведения ограниченного распространения, - государственную тайну или конфиденциальную информацию. В первой строке данного реквизита могут проставляться следующие отметки: «Секретно», «Совершенно секретно», «Особой важности» (если документ содержит государственную тайну), «ДСП» (для служебного пользования), «Конфиденциально», «Коммерческая тайна», «Банковская тайна» и др. (если документ содержит конфиденциальную информацию). Во второй строке реквизита проставляются номер экземпляра документа и при необходимости другие отметки.
14. Адресат
Реквизит используется в письмах и внутренних документах, предназначенных для рассмотрения руководством (заявления, докладные, объяснительные записки и др.). Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение, должностное или физическое лицо. В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Последовательность написания почтового адреса должна соответствовать требованиям Правил оказания услуг почтовой связи:
· наименование адресата (фамилия, имя, отчество для физических лиц);
· название улицы, номер дома, номер квартиры;
· название населенного пункта (города, поселка и т. п.);
· название области, края, автономного округа (области), республики;
· страна (для международных почтовых отправлений);
· почтовый индекс.
Почтовый адрес не указывается, если документ направляется в
высшие органы государственной власти и управления, вышестоящую
организацию, подведомственные организации или постоянным корреспондентам.
Адресат проставляется на бланке документа справа.
На документе может быть указано несколько адресатов, но не более четырех. При направлении документа более чем & четыре адреса составляется список рассылки, а на каждом документе проставляется только один адресат.
15. Гриф утверждения документа
Утверждение - способ удостоверения документа и придания ему юридической силы. Утверждаются, как правило, организационно-правовые документы (устав, положение, инструкция, штатное расписание и др.), плановые и отчетные документы, некоторые финансовые документы (сметы), некоторые акты и др.
Документ может утверждаться:
· должностным лицом (руководителем), в компетенцию которого входит принятие решения по вопросам, изложенным в утверждаемом документе;
· изданием соответствующего распорядительного документа;
· коллегиальным органом.
16. Резолюция
В резолюции фиксируются указания руководителя по исполнению документа. Резолюция пишется от руки в заголовочной части документа на любом свободном.от текста месте или оформляется на специальном бланке для резолюций формата А6. На документе не должно быть больше четырех резолюций.
Резолюция включает в себя фамилию (фамилии) исполнителя(ей), содержание поручения, срок исполнения поручения, подпись руководителя и дату вынесения резолюции.
17. Заголовок к тексту
Реквизит является обязательным для всех документов, кроме документов, составленных на бланке формата А5, и необходим для регистрации и поиска документа. Заголовок должен максимально кратко и точно отражать содержание документа и грамматически согласовываться с названием вида документа:
· приказ (о чем?) о приеме на работу;
· протокол (чего?) собрания акционеров.
Заголовок к тексту печатают под реквизитами бланка слева без кавычек и не подчеркивают. Точка в конце заголовка не ставится. В одной строке заголовка должно быть не более 28-30 знаков при количестве строк более пяти. Строки заголовка печатают через один интервал.
18. Отметка о контроле
Реквизит проставляется на документах, исполнение которых контролируется службой делопроизводства. Отметка о контроле проставляется в виде буквы «К» цветным (красным, синим, зеленым) карандашом или специальным штампом - «К» или «Контроль». Располагается на уровне заголовка к тексту на левом поле документа.
19. Текст документа
Текст - основной реквизит документа который должен содержать достоверную и объективную информацию, изложенную ясно, точно, нейтральным тоном и по возможности кратко. Текст документа должен быть безупречным в юридическом отношении и не допускать двоякого толкования.
Документы составляются на русском или национальном языке в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственных языках.
Текст документа может быть представлен в виде таблицы, анкеты, связного текста.
20. Отзыв на проект инструкции на 2 л. в 2 экз.
Если к документу прилагается документ, имеющий приложение, то отметка о наличии приложений оформляется следующим образом:
21. Подпись
Подпись - обязательный реквизит, обеспечивающий удостоверение документа и придающий ему юридическую силу. Подпись на документе проставляет лицо, наделенное соответствующей компетенцией.
Подписывается, как правило, первый экземпляр, изготовленный на бланке. В состав подписи входят: наименование должности лица, подписывающего документ, его личная подпись и расшифровка подписи (инициалы и фамилия) без кавычек и скобок:
22. Гриф согласования
Согласование - это предварительное рассмотрение, экспертиза проекта документа. Согласование может быть внешним и внутренним. Внешнее согласование оформляется грифом согласования.
24. Печать
Печати ставятся на наиболее важных документах, подтверждая подлинность подписей. Печать должна быть хорошо читаема и не накладываться на наименование должности и личную подпись. На унифицированных формах документов место для печати может быть обозначено отметкой «МП» или «Место для печати».
Печати бывают гербовыми и простыми (к последним относятся печати организации и структурных подразделений - отдела кадров, протокольного отдела, канцелярии и др.). Виды печатей, порядок их применения и хранения установлены в Инструкции по документационному обеспечению деятельности организации.
25. Отметка о заверении копии
Заверение копии документа производится для придания ей юридической силы. Копии документов заверяются руководителем организации или уполномоченными им должностными лицами (заместители руководителя, руководитель службы кадров, канцелярии и др.).
26. Отметка об исполнителе
Реквизит оформляется в письмах, он необходим для оперативной связи с тем, кто составил документ, для разъяснения и уточнения затронутых в документе вопросов. Отметка об исполнителе располагается на лицевой стороне первого листа документа ближе к нижнему полю или на оборотной стороне листа
27. Отметка об исполнении документа а направлении его в дело
Реквизит проставляется на исполненных документах, подлежащих подшивке вдело для последующего хранения и использования в справочных целях.
28. Отметка о поступлении документов организацию
Реквизит проставляется в нижнем правом углу первого листа документа при его экспедиционной обработке. Как правило, для этого используется специальный штамп с наименованием организации.
29. Идентификатор электронной копии документа
Реквизит, проставляемый в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащий наименование файла на машинном носителе, а при необходимости - дату и другие поисковые данные.
При оформлении этого реквизита желательно указывать полный путь к файлу, содержащему электронную копию документа. Например:
С:\Приказы\Петров.
Реквизиты – обязательные элементы оформления служебного документа.
Каждый вид документа (приказ, письмо, акт и т. д.) имеет определенный набор реквизитов, которые располагаются и оформляются на документе в соответствии с требованиями установленными Госстандартом России.
При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:
Государственный герб Российской Федерации;
Герб субъекта Российской Федерации;
Эмблема организации или товарный знак;
Код организации;
Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
Идентификационный номер налогоплательщика\код причины постановки на учет (ИНН\КПП);
Код формы документа;
Наименование организации;
Справочные данные об организации;
Наименование вида документа;
Дата документа;
Регистрационный номер документа;
Место составления или издания документа;
Адресат;
Гриф утверждения документа;
Резолюция;
Заголовок к тексту;
Отметка о контроле;
Текст документа;
Отметка о наличии приложения;
Подпись;
Гриф согласования документа;
Визы согласования документа;
Оттиск печати;
Отметка о заверении копии;
Отметка об исполнителе;
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
Отметка о поступлении документа в организацию;
Идентификатор электронной копии документа.
Некоторые реквизиты не изменяются при оформлении различных документов одного предприятия, как например: эмблема организации, наименование организации, справочные данные об организации. Поэтому эти реквизиты принято называть постоянными. Остальные реквизиты, фиксируемые при составлении конкретного документа, (наименование вида документа, дата документа и т. д.) на разных документах будут отличаться – поэтому их называют переменными.
Особенно важным является правильное оформление таких реквизитов, как дата, подпись, печать, регистрационный номер, гриф утверждения, которые придают документу юридическую силу.
Каждый документ можно разделить на три основные части:
1) заголовочную часть (в нее входят реквизиты, расположенные до текста);
2) основную часть (реквизиты «текст» и «приложения»);
3) оформляющую часть (реквизиты, расположенные ниже теста и приложения).
В документе реквизиты отделяются друг от друга 2–3 междустрочными интервалами.
При подготовке документов рекомендуется применять текстовый процессор Word for Windows версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером № 12 (для оформления табличных материалов), 6-16. Для оформления реквизита «Наименование организации» допускается применять шрифты 6-24.
При оформлении документов на двух и более страницах вторая и все последующие страницы нумеруются. Номера страниц должны быть проставлены посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова страница и знаков препинания.
Рассмотрим более подробное оформление некоторых реквизитов.
Реквизиты «Государственный герб РФ» и «Герб субъекта РФ» на документах, создаваемых в негосударственных структурах, не проставляются.
«Эмблему организации или товарный знак» (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Нельзя заменять название предприятия или учреждения эмблемой.
Эмблема должна быть зарегистрирована официально.
Товарный знак запрещается использовать другим лицам.
Если на бланке указан герб, то эмблема не воспроизводится.
Товарный знак (эмблема) размещается на верхнем поле документа центровано относительно наименования организации.
«Код организации» проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
«Основной государственный регистрационный номер (ОГРН)» и «Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП)» проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
Код формы документа.
Код формы проставляется в случае, если соответствующая разновидность документа включена в классификатор согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД), класс 0200000. Этот реквизит печатается при составлении конкретного вида документа и включается в состав справочных сведений об организации в бланках писем, в остальных случаях проставляется рядом с наименованием вида документа.
Пример оформления и расположения кода формы документа
«Наименование организации» , являющегося автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.
Над наименованием организации указывается сокращенное, а при его отсутствии – полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).
Наименование организации располагается под реквизитом «эмблема организации».
Наименование организаций субъектов РФ, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов РФ, печатают на двух языках.
Наименование организации на государственном языке субъекта РФ или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.
Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного.
Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.
«Справочные данные об организации» включают в себя: почтовый адрес предприятия, номер телефона и другие данные по усмотрению организации (номер факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).
Данный реквизит располагается в левом верхнем углу под реквизитом «наименование организации».
Порядок написания адреса адресата:
1) наименование адресата (для физических лиц – фамилия, имя, отчество);
2) название улицы, номер дома, номер квартиры;
3) название населенного пункта (города, поселка);
4) название области, края, автономного округа, республики;
5) страна (для международных почтовых отправлений);
6) почтовый индекс;
7) номер телефона, факса, электронной почты и сайта;
8) банковские реквизиты (письма по вопросам расчетно-денежных операций).
«Наименование вида документа» , располагают в центре страницы заголовочной части документа на продольных бланках и от границы левого поля – на угловых бланках. Печатают прописными буквами, например; АКТ, СПРАВКА.
«Дата» – один из основных реквизитов документа, обеспечивающих его юридическую силу.
Датой документа является:
1) дата его подписания или утверждения;
2) дата события, которое в нем зафиксировано (для протоколов, актов).
Все даты в документе оформляются арабскими цифрами в одну строку в следующей последовательности: число, месяц, год. Например: дату 17 марта 2005 г. следует оформить 17.03.2005. В текстах документов, содержащих сведения финансового характера, нормативных документах допускается применять словесно-цифровой способ оформления дат: 17 марта 2005 г.
Если число или месяц состоит из одной цифры, перед ней необходимо проставлять 0, например 01.02.2006.
«Регистрационный номер документа» состоит из его порядкового номера. Номер документа проставляется на исходящих, входящих и внутренних документах фирмы рядом с реквизитом «дата документа».
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
Порядковые номера присваиваются отдельно входящим и исходящим письмам.
В зависимости от видов документов, типа действующей в организации системы делопроизводства, наличия классификаторов и т. д. к порядковому номеру могут добавляться другие составные части, например при регистрации служебных писем к порядковому номеру добавляется индекс дела по номенклатуре дел, а при необходимости – код документа по тематическому классификатору, код корреспондента и др.
На документах, составленных совместно несколькими организациями, регистрационные номера авторов проставляют через косую черту в порядке указания авторов в документе. Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив организации и находится под ее контролем и ответственностью.
Реквизит состоит из трафаретной части «_________№_______», которая заполняется от руки датой и регистрационным номером.
«Ссылка на регистрационный номер и дату документа» включает регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ. Размещается этот реквизит от границы левого поля под реквизитами «дата» и «номер документа».
Место составления или издания документа.
Реквизит используется только в общих бланках и бланках конкретных видов документа (кроме письма). При оформлении этого реквизита учитывается административно-территориальное деление страны с использованием общепринятых сокращений. Например:
С. – Петербург г. Аткарск Саратовской обл.
г. Георгиевск Ставропольского края с. Ивановка Мытищинского района Московской области.
Место составления или издания документа может не указываться, если название территории входит в наименование организации:
Самарская академия культуры и искусств
Необходимо учитывать административно – территориальное деление, так как возможны повторения наименований некоторых населенных пунктов в различных регионах.
Сокращение «г.» не ставится при названии «Москва» и при названиях городов, оканчивающихся на «град» и «бург».
Реквизит «адресат» оформляется на письмах, факсах и содержит указание почтового адреса получателя. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы указываются перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например:
Минюст России
Департамент информатизации и научно-технического обеспечения
Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:
АО «Электроцентромонтаж»
Главному бухгалтеру
В. М. Кочергину
Документ не должен содержать более четырех адресатов. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.
При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:
Государственное учреждение
Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела
Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:
Коваленко О. М.
ул. Мира, д. 7, кв. 16,
г. Липки, Советский р-н,
Тульская обл., 301264
Почтовый адрес не указывается, если документ направляется в высшие органы государственной власти и управления, вышестоящую организацию, подведомственные организации или постоянным корреспондентам.
Реквизит проставляется на бланке документа справа.
Старайтесь направлять документ конкретному лицу.
На документе может быть указано не более четырех адресов.
Реквизит «Гриф утверждения документа» должен состоять из слова
УТВЕРЖДАЮ (без кавычек)
1) наименования должности лица, утверждающего документ;
2) его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:
УТВЕРЖДЕНО
Генеральный директор
ООО «Гранд»
Подпись Н. К. Климов
Гриф утверждения документа располагается в правом левом углу документа.
Если на документе несколько грифов утверждения, то они располагаются параллельно (слева и справа) на одном уровне.
Гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ без кавычек.
При утверждении документа наименование утверждающего документа приводится в творительном падеже.
При утверждении документа несколькими лицами их подписи приводятся на одном уровне.
Резолюция.
Резолюция – это надпись на документе, которую проставляет должностное лицо и содержит принятое им решение.
Указания по исполнению документа должны содержать: фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения и срок исполнения.
Резолюция пишется от руки в заголовочной части документа на любом свободном от текста месте. Допускается оформление резолюции на отдельных листах бумаги с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.
И.С. Боткину
Подготовить проект контракта к 26.12.2005
Подпись 12.12.2005
Если в документе указано несколько исполнителей, то первый назначается ответственный, но ни каких дополнительных пометок не делается.
Реквизит «Заголовок к тексту» включает в себя краткое изложение основного смысла текста документа. Заголовок должен грамматически согласовываться с названием вида документа, отвечая на вопросы «о чем? (о ком?)», например: Приказ о создании аттестационной комиссии; « чего? (кого?)», например: Должностная инструкция ведущего программиста.
Заголовок располагается после реквизитов «дата» и «регистрационный номер документа» от границы левого поля. Допускается не указывать заголовок на документах формата А5.
Заголовок располагается слева над текстом документа.
Заголовок к тексту на документах формата А5 не указывается.
Заголовок печатается под реквизитами бланка без кавычек и не подчеркивается.
В конце заголовка точка не ставится.
Объем не должен превышать 5 строк, в каждой не более 28–30 знаков.
Отметка о постановке документа на контроль.
Отметка о контроле обозначает, что документ поставлен на контроль в процессе его исполнения с целью обеспечения установленных сроков, указанных в резолюции, или типовых сроков исполнения.
Существует два вида срока исполнения документа:
1) типовой срок исполнения документа – срок исполнения документа, для группы типовых документов (например, для обращений граждан) срок исполнения типовых запросов и т. д.;
2) индивидуальный срок исполнения документа – срок исполнения документа, установленный поступившим документом, поручением или указанный в резолюции. Контролю подлежат все документы, требующие исполнения.
В соответствии с ГОСТ отметка о контроле за исполнением проставляется на наиболее важных документах и обозначается буквой «К», словом или штампом «Контроль». Для наглядности этот реквизит может быть выделен цветом.
«Текст» – основной и важнейший реквизит документа. Тексты документов оформляются в виде анкеты, таблицы, связанного текста или в виде соединения этих структур. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже.
Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы нумеруются и на следующих страницах указывают только номера граф.
Связанный текст документа, как правило, состоит из двух частей:
1) вводной, указывающей основания, цели составления документа;
2) основной, излагающей решения, просьбы, предложения, рекомендации.
Текст может содержать одну основную часть (например, приказы, письма, заявления).
Если текст содержит несколько решений, выводов и т. д., то его следует делить на разделы, подразделы, пункты и подпункты, которые нумеруют арабскими цифрами: Раздел, Подраздел, Пункт, Подпункт.
В письмах используются следующие формы изложения текста:
От первого лица единственного числа (считаю, прошу, решил);
От первого лица множественного числа (просим, направляем);
От третьего лица единственного числа (министерство не возражает, НИИ считает возможным).
Текст в форме анкеты содержит постоянную информацию об одном объекте по ряду показателей. Анкетные тексты чаще всего используются в кадровых и маркетинговых документах.
Текст в форме таблицы содержит информацию о нескольких объектах по ряду признаков. Таблицы широко используются в отчетных, плановых, финансовых и других документах.
Если таблица размещается на нескольких страницах, графы нумеруются, и на следующих страницах печатаются только номера граф. Если документ содержит несколько таблиц, то над таблицей справа пишется слово «Таблица» и указывается ее порядковый номер без знака.
Связный текст может составляться произвольно либо на основе трафаретов, содержащих постоянную информацию и пробелы для внесения переменной информации:
Применение трафаретных текстов позволяет значительно повысить быстроту составления документов, при этом исключаются стадии редактирования текста и перепечатки. Особенно эффективно использование трафаретов при составления документов на компьютера.
Тексты документа пишутся на русском языке при направлении их:
1) федеральные органы государственной власти;
2) в органы государственной власти субъектов РФ;
3) в организации и на предприятия, не находящиеся в ведении данного субъекта;
4) в организации и на предприятия, расположенные на территории других субъектов РФ.
Реквизит «отметка о наличии приложений» располагается после текста перед подписью от границы левого поля, оформляется в сокращенной форме:
Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывается его наименование, число листов и число экземпляров. При наличии нескольких приложений они нумеруются, например:
Приложение:
1. Контракт от 10.02.2004 № 21/3 на 4л. в 2 экз.
2. Акт приема работ от 15. 10. 2004 № 17 на 2л. в 3 экз.
Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложения, отметку о наличии приложения оформляют таким образом:
Приложение: письмо Росархива от 10.02.2004 № 01-3/78 и приложения к нему, всего на 5л.
Если приложение к документу в единственном экземпляре, то количество экземпляров не указывают.
Сами документы-приложения должны иметь: наименование вида документа, заголовок, дату, подпись, например:
Приложение № 2
к приказу Минздрава России
03.05.2003 № 98.
В состав реквизита «подпись» входят:
1) наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке);
2) личная подпись;
3) расшифровка подписи (инициалы, фамилия);
Например:
Исполнительный директор Личная подпись В. М. Семенов
ЗАО «Партнер»
или на бланке:
Исполнительный директор Личная подпись В.М. Семенов
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.
Если документ составляется комиссией, указывают не должности лиц, подписавших документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.
Все экземпляры документов, остающиеся в делах предприятия, должны содержать подлинные подписи должностных лиц и визы согласования. Исключение составляют лишь копии исходящих писем, в которых вместо подписи ставится отметка о заверении копии. Если должностное лицо, подпись которого на проекте документа была предусмотрена, отсутствует, то документ может быть подписан его заместителем или лицом, исполняющим его обязанности. При этом обязательно следует указать фактическую должность и фамилию лица, подписавшего документ. Исправления «Зам.» или «И.О.» вносятся от руки или машинописным способом, не допускается ставить косую чету или предлог «за» перед наименованием должности.
Документы коллегиального органа (Общего собрания участников АО, Совета директоров и т. п.) подписываются председателем этого органа и секретарем.
B документах, подготовленных комиссией, указывают не фактические должности лиц, составивших документ, а распределение обязанностей в составе комиссии (Председатель, Члены комиссии).
Реквизит «подпись» проставляется после реквизитов «текст» и «приложение».
Реквизит «Гриф согласования» документа состоит из слов СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи и даты согласования, например:
СОГЛАСОВАНО
Генеральный директор
ЗАО «Партнер»
Личная подпись А.П. Рысков
24.03.2005
При согласовании документа с коллегиальным органом в грифе согласования указывают название документа (в именительном падеже) его дату и номер
СОГЛАСОВАНО
Протокол собрания акционеров
26.12.2005 № 6
Если согласование документа осуществляется путем издания другого документа, то в грифе согласования указывается вид документа, его автор (наименование организации), дата и индекс документа:
При согласовании документа с коллегиальным органом в грифе согласования указывают название документа (в именительном падеже) его дату и номер.
СОГЛАСОВАНО
Протокол собрания акционеров
26.12.2005 № 6
Если согласование документа осуществляется путем издания другого документа, то в грифе согласования указывается вид документа, его автор (наименование организации), дата и индекс документа.
Оформляется реквизит в нижней левой части страницы от границы левого поля под реквизитами текст, отметка о наличии приложения, подпись.
Визы согласования документа – реквизит документа, указывающий на согласие или несогласие должностного лица организации – автора документа с его содержанием.
Документ - визируется в зависимости от характера и содержания документа исполнителем, заинтересованными должностными лицами, ответственными лицами юридической, финансовой и экономической служб, заместителем руководителя организации, курирующим данный вопрос, руководителем службы делопроизводства.
Виза включает подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату; при необходимости – должность визирующего:
Подпись А.С. Антоненко
29.12.2005
Если есть замечания к документу, то делается пометка об их наличии:
Замечания прилагаются
Директор завода «Красная заря»
Подпись А.С. Аноненко
29.12.2005
Визы проставляют на оборотной стороне последнего листа подлинника распорядительного документа, на копии отправляемого документа (письма).
Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути.
«Оттиск печати» заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами и материальными ценностями, а также специально предусмотренных правовыми актами.
Оттиск печати проставляют так, чтобы он захватывал часть личной подписи реквизита «Подпись» лица, подписавшего документ.
Печати бывают гербовыми и простыми.
Гербовая печать круглая, в центре расположено изображения герба, а по окружности указывается полное название учреждения.
Простые печати по форме могут быть: круглые, квадратные, треугольные и прямоугольные. На таких печатях нет изображения герба, а только название учреждения или его структурного подразделения.
Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы оттиск проставляемой печати и личная подпись были хорошо читаемы.
Письма, выполняемые на бланках не требуют удостоверения печатью.
Перечень документов, на которых ставится гербовая печать:
1) гражданско-правовые договоры или контракты (о поставках, подрядах, совместной деятельности, аренде помещений, о производстве работ и т. д.);
2) трудовые договоры, договоры о материальной ответственности;
3) доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т. д.);
4) акты приема объектов, оборудования, выполненных работ, списания, экспертизы и т. д.;
5) гарантийные и коммерческие письма (на выполнение работ, услуг и т. д.);
6) справки, подтверждающие юридический факт;
7) официально-личные документы (диплом об образовании, трудовые книжки, свидетельство о браке и т. д.);
8) бухгалтерские документы (наряды и др.);
9) заявление на аккредитив, об отказе от акцепта и т. д.;
10) поручения бюджетные, банковские, пенсионные, платежные (сводные в баю на получение и перевод валюты, на импорт и т. д.);
11) реестры чеков, бюджетных поручений, представляемые в банках
12) справки о выплате страховых сумм, отчисленной и причитающейся зарплат и т. д.;
13) смета расходов (на производство новых изделий на капстроительство, калькуляцию к договору и т. д.);
14) заявки на оборудование и т. д.;
15) командировочные удостоверения;
16) образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций;
17) спецификации (изделий, продукции и т. д.);
18) штатные расписания и изменения к ним.
Отметка о заверении копии документа.
Данный реквизит проставляется для придания копии юридической силы. Отметка о заверении копии документа состоит из слова «верно», наименовании должности сотрудника, заверившего копию, личной подписи, ее расшифровки и даты заверения.
Верно
Начальник отдела по связям с общественностью
ЗАО «Бизнесконсалт» Подпись С.Б. Маркин
29.12.2005
Если копия документа пересылается в другое учреждение или выдается на руки, то заверительную отметку удостоверяют печатью.
Документ, посланный по факсу не имеет юридической силы, поэтому заверенные копии высылаются по почте.
«Отметка об исполнении» документа и направлении его в дело включает:
Ю.П. Кондратьева
248 75 39 или
Юлия Павловна Кондратьева 248 75 39
Если документ подлежит размножению, то отметка об исполнителе ставится на лицевой стороне.
Отметка об исполнении документа и направления его в дело.
Реквизит проставляется только на исполненных документах, которые подшиваются в дело для последующего хранения и использования в справочных целях.
Оформляют реквизит на первой странице документа на нижнем поле.
Помните!
Реквизит включает в себя:
Слово «В дело»;
Номер дела, в котором будет храниться документ (можно с указанием года);
Подпись исполнителя документа;
Дату проставления отметки.
Отметку об исполнении проставляет и датирует или сам исполнитель, или руководитель структурного подразделения.
В дело 13–45 за 2005 г.
Подпись 24.01.2005
Направлено письмо
23.12.2005 № 01–11/201
В дело 7–1 Подпись 24.12.2005
Сообщено по телефону О.А.Антоновой 23.12.2005
В дело 02-7
Подпись 24.12.2005
Реквизит 29.Отметка о поступлении документа в организацию.
Отметка о поступлении документа в организацию проставляется на входящих документах от руки или с помощью специального регистрационного штампа.
Реквизит включает порядковый номер, дату поступления документа, по необходимости часы и минуты.
Отметка располагается в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа.
«Идентификатором электронной копии» документа является отметка (колонтитул), проставляется в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержит наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.
Приведем схему расположения основных реквизитов на угловом бланке.
Заявление - это официальное сообщение в устной или письменной форме, в котором излагается определенное просьбе
По месту возникновения различают заявления внутренние и внешние которые бывают от организаций, учреждений (служебные) и личные. Во внешней личном заявлении обязательно указывается полный домашний адрес, а в служебной - полный почтовый и юридический адрес учреждения, предпр приятия. Во внутренней заявлении не являются обязательными изложены выше требования. В заявлении реквизиты рекомендуется располагать в такой последовательноститі:
1. Справа указывается название организации или учреждения, куда подается заявление (адресат)
2. Ниже в столбик - название профессии, место работы, фамилия, имя, отчество, адрес того, кто подает заявление (если заявление адресуется к той организации, где работает автор, не нужно указывать домашний ад. ГРЭС, а достаточно назвать должность и место работы или структурное подразделение).
3. Еще ниже посередине строки пишется слово. Заявление с большой буквы и не ставится точка
4. С большой буквы и с абзаца начинается текст заявления, где четко излагается просьба с коротким его обоснованием
5. После текста заявления слева помещается дата, а справа - подписи писала заявление
В сложной заявлении также приводятся сведения о том, какие именно документы приложены к заявлению в подтверждение правомерности высказанного в ней просьбы (документы перечисляются после основного текста перед п подписью.
Заявление пишется собственноручно в одном экземпляре. Образцы заявлений:
Гэнеральному директору. МИМ-Киев. Коваленко. В. П. Ткаченко. Надии. Ивановны. Заявление
. Прошу зачислить меня слушателем программы"Магистр бизнес-ад-нистрування"с 1 сентября 2011 на дневную форму обучения. С условиями поступления и обучения ознакомлена
23082011. Подпись
Г олове. Государственного комитета статистики Украины. Головку. С. В
. Конончук. Г . Алина. Ивановны, проживающей по адресу:. Вулпе. Сагайдачного, 8, кв 14, г.. Киев 04118 . Заявление
. Прошу назначить меня на должность бухгалтера II категории в финансовый отдел с 4 января 2011. Приложение:
2) копия диплома;
3) автобиографа
02012011. Подпись
. Главному редактору газеты"Именем закона"Вавировському. М. М ответственного секретаря. Назаренко. Елизаветы. Петровны. Заявление
. Прошу предоставить мне отпуск с 18 декабря 2003 года по 18 декабря 2006 по уходу за ребенком
17122003
Запомните! . Назначить
назначить на должность назначить пенсию назначить зарплату назначить лечение назначить свидание назначить заместителем
. Подпись
. Принимать
принять мяч на голову принимать в наследство принимать решения принимать присягу принимать сватов принимать заказы принимать дела принимать бой принимать удар на себя принимать всерьез принимать зачет пр рийматы парад принимать на робот
6 из АВТОБИОГРАФИЯ
Автобиография - это описание своей жизни. Этот документ характеризуется незначительным уровнем стандартизации. Главные требования при его написания - полнота нужных сведений и лаконизм изложения. В автобиог графии обязательно указываютсять;
1. Название документа
2 . Фамилия, имя, отчество
3. Дата рождения
4. Место рождения (город, село, поселок, район, область, страна)
5. Сведения об обучении (полное наименование всех учебных заведений, в которых пришлось учиться)
6 и ведомости о трудовой деятельности (кратко, в хронологической последовательности названия мест работы и должностей)
7. Сведения о общественную работу (все ее виды)
8. Краткие сведения о составе семьи (отец, мать, муж, жена, дети)
Заголовок (Автобиография) пишется посередине строки, чуть ниже верхнее поле. Каждое новое сообщение следует начинать с абзаца. Дата написания относится слева под текстом, подпись автора - справа. Ав втобиография имеет две формы: автобиография - рассказ с элементами описания и характеристикой упоминаемых в ней людей, автобиография - документ с точным представлением фактетів.
Автобиография - обязательный документ личного дела
Образец автобиографии:
. АВТОБИОГРАФИЯ. Я,. Максименко. Тарас. Вячеславович, родился 13 декабря 1971 года в г.. Киеве
1978 пошел в первый класс средней школы № 185 г.Киева. После окончания 9 классов 1985 поступил в. Юридического лицея г.Киева, который закончил 1987 с золотой медалью
1988 поступил на юридический факультет. Киевского национального университета имени. Тараса. Шевченко. За время обучения в университете был старостой группы
1993 окончил полный курс упомянутого университета по специальности"Правоведение"После окончания университета присвоена квалификация юриста. С сентября 1993 года работаю юристом в. Международном фон нии"Возрождение "г.. Киеверодження" м.. Києва.
. Состав семьи 7:
жена -. Максименко. Надежда. Ивановна, 1973 года рождения, учительница украинского языка и литературы средней школы № 38 г.Киева;
Заявление – документ, адресованный в орган власти, организацию или должностному лицу и содержащий просьбу гражданина (работника). В настоящей статье мы рассмотрим разновидности заявлений, а также особенности их составления и оформления.
Заявление – документ, адресованный в орган власти, организацию или должностному лицу и содержащий просьбу гражданина (работника). В настоящей статье мы рассмотрим разновидности заявлений, а также особенности их составления и оформления.
Разновидности заявлений
В управленческой деятельности применяется множество разновидностей заявлений, их можно объединить в две основных группы:
1. Заявления, направляемые гражданами в органы власти различных уровней, должностным лицам и содержащие просьбу гражданина о содействии в реализации его конституционных прав и свобод, конституционных прав и свобод других лиц, сообщение о нарушении законов и иных нормативных правовых актов, недостатках в работе государственных органов, органов местного самоуправления и должностных лиц, критику деятельности указанных органов и должностных лиц (к этой же группе заявлений относятся заявления, направляемые в органы власти и подведомственные им организации в целях получения государственных (муниципальных) услуг. Работа с такими заявлениями в органах власти и организациях строится в соответствии с Федеральным законом от 02.05. 2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской федерации»).
2. Заявления, составляемые гражданами, как правило, работниками организаций, и направляемые руководителю организации. Такого рода заявления также содержат просьбу гражданина (работника), но касаются трудовых или социальных вопросов.
Заявления часто составляются на основе унифицированных форм документов.
Далеко не для всех разновидностей заявлений имеются установленные нормативными правовыми актами унифицированные формы. Если унифицированной формы нет, заявление составляется по правилам, выработанным практикой документирования и характерным для всех внутренних информационно-справочных документов – справок, докладных, служебных записок и др. При этом при составлении заявлений необходимо учитывать особенности, характерные именно для этого вида документов.
Оформление заявлений
Рассмотрим особенности составления и оформления заявлений, составляемых работниками организаций по вопросам трудовых и социально-бытовых отношений. Такие заявления еще называют личными заявлениями работников.
Заявление работника оформляется на стандартном листе бумаги формата А4, оно может составляться любым способом: от руки или с помощью компьютера. Заявление всегда подписывается непосредственно составителем или лицом, действующим по доверенности лица, от имени которого оно составляется.
При оформлении заявлений используются реквизиты:
адресат, наименование вида документа, дата документа, регистрационный номер, если в организации ведется регистрация заявлений.
Заявление адресуется тому должностному лицу, которое уполномочено рассматривать вопрос, составляющий содержание просьбы, изложенной в заявлении. Датой заявления является дата его составления и подписания работником. Если в организации установлены сроки для рассмотрения заявлений, то при наличии регистрации срок исполнения заявления отсчитывается от даты регистрации.
Особенностью оформления заявлений является то, что под реквизитом «Адресат» указываются сведения о работнике, направившем заявление (если это работник организации, то указывается его фамилия, инициалы, должность, структурное подразделение). Заявления работников визируются заинтересованными должностными лицами.
К заявлению могут прилагаться документы, являющиеся подтверждением прав работника, например, медицинская справка (заключение), копия свидетельства о рождении ребенка и др. Наличие приложения (приложений) оговаривается в тексте заявления.
Результат рассмотрения заявления руководителем оформляется в виде резолюции.
Более подробно о правилах оформления заявлений, а также примеры и практические задания вы найдете в .